Aixa Zerpa
Orientación para el Empleo
Mucho se habla de la creación de una buena estrategia de negocios para que las empresas tengan éxito, otros hablan de la importancia de la gestión del talento, de la innovación o incluso del uso de la inteligencia artificial para anticiparse y adaptarse a una nueva realidad. Ciertamente todo lo anterior es muy importante pero poco se habla de la Gestión del Conocimiento (o “KM” por sus siglas en inglés de “Knowledge Management”) dentro de la empresa.
Todo lo que hacemos en nuestra organización gira alrededor del conocimiento:
- Conocimiento del producto o servicio que ofrecemos
- Conocimiento de nuestros clientes, proveedores, del mercado
- Conocimiento de las estrategias, la cultura y los objetivos organizacionales; etc.
Incluso, más allá de la pura gestión misma del conocimiento está lo que se entiende como la transformación del conocimiento tácito (son las experiencias y habilidades individuales de los colaboradores) en conocimiento explícito (aquel que formalmente se documenta para ser compartido a otros niveles).
Sin duda viéndolo así, es claro imaginar que una empresa que no sepa gestionar adecuadamente todo el conocimiento que posee, está destinada al fracaso por muy buena estrategia de negocio que tenga, ya que no tendrá los pilares de información necesarios sobre los cuales apoyarse para su desarrollo.
Sobre este tema de KM hablaremos en este artículo para que comprendas bien de qué se trata, cuáles son sus beneficios y claves en su implementación dentro de las organizaciones.
Imagen: Pexels
¿Qué es la Gestión del Conocimiento (KM)? Definición
Entendamos primero a qué nos referimos cuando hablamos de gestión del conocimiento.
La Gestión del Conocimiento (KM) es un proceso estratégico que consiste en identificar, crear, compartir y aplicar de manera efectiva el conocimiento de una organización. Este conocimiento abarca desde estrategias de negocio y mejores prácticas hasta habilidades individuales y lecciones aprendidas. Al documentar, almacenar y comunicar este valioso activo, las empresas pueden mejorar significativamente sus procesos, impulsar la innovación y tomar decisiones más informadas.
Es claro que las organizaciones alcanzan, con el tiempo, un alto nivel de lo que se entiende como “conocimiento institucional” gracias al mismo proceso de evolución, expansión y crecimiento que van atravesando. Por supuesto, resulta en un conocimiento sumamente valioso que se hace necesario gestionar de manera eficiente para así transmitirla a colaboradores menos experimentados y contar con una data de gran utilidad para el futuro.
Con una gestión del conocimiento bien implementada, las organizaciones pueden difundir información y elevar el nivel de experiencia de individuos o equipos específicos para mejorar la eficiencia de sus prácticas.
Beneficios de la Gestión del Conocimiento (KM)
Podría escribir varios artículos solamente describiendo los beneficios de la gestión del conocimiento ya que su impacto positivo no es solo en la gestión en sí misma sino en el efecto colateral que incluso llega a generar. Cuando hablamos de hacer un buen uso de la información no solo hacemos referencia a lo que se necesita al momento, sino a cómo nos ayuda a anticiparnos al futuro y el atractivo que signifique a otros que deseen competir con nosotros. De aquí parte la importancia de entender todos los beneficios que el KM nos puede ofrecer. Por lo anterior, he querido agrupar en 4 grandes áreas los beneficios para entender el alcance:
Beneficios a nivel de:
Empresa
Toma de decisiones: Una adecuada gestión del conocimiento mejora el proceso de toma de decisiones y facilita que las mismas sean tomadas de manera más rápida y eficaz ya que, al tener la información correctamente clasificada, disponible y validada, es posible recurrir a ella para tomar decisiones más acertadas según el contexto o la situación que afronte la empresa.
Gestión de crisis: De igual forma, aquellas organizaciones que tengan una estructura clara de cómo gestionan su conocimiento las hace estar mejor preparadas para afrontar situaciones de crisis e incluso obstáculos en la medida en que aprenden de cómo otros los han superado. Liderazgo en crisis.
Menos duplicidad de esfuerzo: sin duda, un beneficio crucial de la gestión del conocimiento es la eliminación de la repetición de tareas, lo que aumenta la eficiencia operativa y el ahorro de esfuerzo y dinero.
Clientes
Respuestas rápidas a los clientes: Al compartir conocimiento entre los departamentos que dan la cara a los clientes, se reduce significativamente el tiempo para proporcionar una propuesta, producto o servicio, lo cual se traduce en mayores tasas de ganancia, negocios adicionales y nuevos clientes.
Mayores niveles de satisfacción: El intercambio de conocimientos y la colaboración cruzada ayudan a aumentar el valor presentado a los clientes. La organización puede dar respuestas más rápidas o acortar el tiempo que lleva mejorar un producto o servicio.
Personas
Nuevas ideas e innovación: Tener información actualizada disponible fomenta en los colaboradores la generación de nuevas ideas, innovar en sus espacios de trabajo y ser creativos en un entorno cada día más competitivo. Esto tiene impacto en la cultura de la empresa al abrir mayores espacios de discusión y aportes individuales que favorecen los resultados grupales.
Satisfacción y retención: Tener acceso a la información y al conocimiento asegura a los empleados oportunidades de formación y desarrollo profesional, lo cual genera alta satisfacción y retención del mejor talento dentro de la empresa, y atracción para el que desea ingresar a ella.
Equipos
Eliminación de silos: La gestión del conocimiento no solo mejora la colaboración dentro de los equipos al eliminar silos de información, sino que, además, permite que todos se mantengan alineados con los procesos, las políticas, la misión de la empresa, e incluso las estrategias que han de apoyar.
Mayor productividad: Si los equipos saben que se mantendrán informados frente a las novedades que suceden dentro y fuera de la empresa, sus niveles de incertidumbre son menores ante situaciones de crisis, lo cual asegura mantener (o incluso mejorar) su productividad y rendimiento. Al proporcionar acceso rápido a información precisa, los equipos pueden aplicar mejores prácticas y trabajar de manera más eficiente.
Imagen: Pexels
¿Qué elementos pueden facilitar la Gestión del conocimiento en las organizaciones?
En el año 2021, la Journal of International Technology and Information Management (https://scholarworks.lib.csusb.edu/cgi/viewcontent.cgi?article=1520&context=jitim) publicó un artículo sobre una exhaustiva revisión de la literatura en el tema de KM en las organizaciones, específicamente en lo referido a los llamado facilitadores (“enablers” en inglés) que aseguran su implementación. Es decir, aquellos entornos operativos o de servicio de una organización responsables del éxito de las iniciativas de KM y considerados como los factores que facilitan su creación, su distribución, aplicación y la protección dentro de la empresa. Estos facilitadores descritos en dicho artículo son los siguientes:
Cultura organizacional
Las organizaciones que cultivan una cultura de colaboración encuentran que la implementación de iniciativas de KM es más sencilla y efectiva. Al fomentar la interacción entre los empleados y al crear espacios donde puedan compartir sus conocimientos, se promueve un sentido de comunidad y pertenencia. Esto, a su vez, fortalece los lazos entre los miembros de la organización y refuerza la identidad corporativa.
Estructura organizacional
Para facilitar la creación y difusión del conocimiento, las organizaciones necesitan una estructura eficiente que permita el empoderamiento de los empleados en su propio proceso de formación, el fomento de la comunicación, la difusión de información y la creación de una cultura de apertura y diversidad. Por ello, una estructura ideal deberá ser un equilibrio entre descentralización (donde la toma de decisiones y la autoridad se distribuya a diferentes niveles de la organización) y formalización (la presencia de reglas formales, políticas y procedimiento que rigen el funcionamiento de la organización). Por el contrario, una estructura rígida y centralizada puede obstaculizar el KM.
Apoyo de la gerencia
Se ha hecho evidente en diversos estudios que en aquellas organizaciones donde la alta dirección y los ejecutivos en general promueven en sus colaboradores el uso de sus habilidades -y más aún la difusión de sus conocimientos y el compartir sus experiencias- resulta, no solo en mayores niveles de productividad sino también, en un mayor sentido del respeto y confianza entre las personas y los equipos.
Creación de un “Champion”
Un interesante facilitador de la implementación de estrategias de KM en las organizaciones es la creación de la figura de Champion Support. Este rol se asigna a líderes con habilidades de influencia sobre los colaboradores que les permite guiarlos en la definición de iniciativas de KM. Deben ser personas optimistas, que se sienten cómodas dentro de una cultura de compartir conocimiento, el trabajo en equipo y que sepan establecer buenas relaciones con individuos a diferentes niveles de la empresa.
Estrategia clara
Indudablemente, un proceso claro de KM resulta exitoso en la medida en que detrás haya una estrategia bien definida de cómo se llevará a cabo y cómo se mantendrá en el tiempo. Si además dicha estrategia está alineada con los objetivos de la organización, su desarrollo será aún más sencillo y los colaboradores se incorporarán con mayor confianza pues comprenderán el propósito real del KM.
Desempeño y reconocimiento
Un gran facilitador de la implementación de una cultura gestora del conocimiento en las organizaciones es lograr que las funciones en cada posición tengan un componente de KM y, al mismo tiempo, sean evaluadas y reconocidas según sean ejecutadas por sus empleados. Si bien una buena parte del ideal de toda gestión del conocimiento puede surgir de forma proactiva, no cabe duda de que mientras forme parte de los elementos a evaluar en cada colaborador y también se otorguen reconocimientos al respecto, se facilitará en gran medida todo el KM que quiera instaurarse.
Entramiento
Es la pieza fundamental en la instauración de iniciativas de KM (más allá de solo facilitadora). Mientras más se fomente la formación, se den entrenamientos y se cultive la información, en esa medida se tendrán empleados más motivados que participen en actividades desarrolladas para la gestión del conocimiento dentro de la empresa. Al mismo tiempo, esto desarrolla una cultura de aprendizaje continuo donde la mentoría y el coaching surgen casi de forma natural.
Tecnología
No por última menos importante, la tecnología juega un rol vital en el proceso de gestión del conocimiento y muy especialmente de transformación del mismo. La implementación de plataformas y herramientas que permitan la gestión efectiva, la difusión, el seguimiento de iniciativas e incluso la formación de los empleados es clave para ser más efectivos, asegurando al mismo tiempo que no se perderá lo desarrollado hasta el momento pues todo quedará en la compañía, a pesar de la rotación del personal que pueda darse con el tiempo.
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