Aixa Zerpa
Las 8 etapas del Gestión del Conocimiento
Hasta ahora hemos hablado del KM, pero en realidad ¿en qué consiste? Pues bien, un proceso de KM suele dividirse en etapas, que según los objetivos de cada empresa y el enfoque o necesidad que tengan podrán variar desde 5 hasta un total de 9 fases.
Con el fin de ser los más completos posibles, quiero compartir una adaptación que he realizado de las etapas descritas por Betsy Anderson en su artículo The Knowledge Management Process Guide: A Roadmap to Implementing a Successful Program, donde se muestra la esencia de cómo conectar a la gente con la información clave en el momento adecuado. Veamos estas etapas del proceso.
Imagen: Pexels
Etapa 1: Evaluación inicial
La primera etapa para optimizar el proceso de KM es evaluar exhaustivamente la infraestructura de conocimiento existente. Este paso fundamental es crucial para sentar las bases de una estrategia exitosa de gestión del conocimiento. Incluye:
Evaluación de sistemas actuales: Examinar cómo se almacena, comparte y accede al conocimiento.
Identificación de fortalezas y debilidades: Determinar la efectividad y las limitaciones de los sistemas existentes y cómo se están gestionando actualmente el conocimiento organizacional.
Etapa 2: Definición de objetivos
Esta etapa gira en torno a la definición de objetivos claros y accionables de gestión del conocimiento y la selección de los Champion support que mencionaba en la sección sobre los facilitadores del KM. Es decir:
Establecimiento de objetivos con métricas: Definir claramente objetivos específicos y medibles para las iniciativas de KM, así como sus tipos. Por ejemplo: mejorar la comunicación, aumentar la participación de los empleados, elevar la satisfacción del cliente, fomentar la innovación, etc. es importante recordar que se debe asegurar que estos objetivos se alineen perfectamente con los objetivos organizacionales.
Selección de Champion supports: Identificar e involucrar a individuos clave que liderarán y apoyarán las iniciativas de KM.
Etapa 3: Desarrollo de la estrategia
Como toda iniciativa, es necesaria una estrategia integral cuyos elementos incluyen:
- Creación de un plan que permita capturar, gestionar y difundir el conocimiento.
- Identificar los desafíos y oportunidades mediante la revisión y análisis de las necesidades únicas de la organización.
- Integrar las acciones en las operaciones, incluyendo cultura y procesos de negocio.
Etapa 4: Selección de herramientas
Como señalamos en la sección de los “facilitadores”, la selección de herramientas, plataformas y sistemas adecuados son fundamentales para garantizar el éxito de la implementación de todas las acciones dentro del proceso de KM. Para su elección, debe tenerse muy claras las características, escalabilidad y compatibilidad con los sistemas existentes versus aquellos nuevos que se adopten.
Etapa 5: Creación de estructura
Al hablar de crear una estructura hacemos referencia a la organización y categorización del conocimiento, alineándolo con las mejores prácticas de los procesos comerciales. Esto implica:
- Categorización: Definir categorías o temas claros para segmentar el conocimiento de manera efectiva.
- Accesibilidad: Asegurar que el conocimiento sea fácilmente accesible para todos los interesados.
- Actualización: mantener al día de forma regular el contenido para mantenerlo relevante y preciso.
Etapa 6: Implementación
Ya teniendo cubierto los pasos anteriores, aquí en esta etapa cobra vida el proceso. La implementación implica:
Capacitación del personal
Implementación gradual y en fases
Feedback continuo
Etapa 7: Incorporación en las Operaciones
De nada sirve que queden solo en papel las iniciativas, por lo que incorporarlas en el tejido de las operaciones de la organización es fundamental. Esto significa:
Alineación operativa: Asegurar que el sistema de gestión del conocimiento se alinea completamente con los procesos operativos y las estrategias comerciales.
Integración a largo plazo: Desarrollar estrategias para mantener y fortalecer el papel de la gestión del conocimiento en las operaciones diarias a largo plazo.
Refuerzo continuo: Reforzar regularmente la importancia de las prácticas de gestión del conocimiento a través de mensajes de liderazgo, capacitación y programas de reconocimiento.
Etapa 8: Administración y mejora continua
Administrar de manera eficiente y garantizar la mejora continua ayuda a que el proceso de KM se mantenga relevante y productivo. Implica las siguientes acciones:
Revisiones periódicas
Monitorización y evaluación
Actualización del contenido y de las tecnologías
A lo anterior debemos añadir que toda organización que alcance esta etapa deberá tener una clara cultura de aprendizaje continuo y una capacidad de adaptación y flexibilidad que le permita evolucionar en su KM en la medida en que la misma empresa y el mercado avanzan.
Ejemplos de la práctica de la Gestión del Conocimiento en las organizaciones
Para cerrar este artículo he querido aterrizar la información trayendo 3 ejemplos concretos y sencillos de cómo es posible aplicar el KM, en diferentes tipos de organizaciones, solo para tener una idea de cómo se combinan algunos de los elementos descritos hasta ahora.
EJEMPLO 1:
Una empresa de consultoría tecnológica
Pensemos en una empresa dedicada a la consultoría en el área tecnológica. Para asegurar que todos comparten información actualizada, que los más seniors ofrecen sus conocimientos a otros y que se mantiene un ambiente de actualización y aprendizaje continuo, se decide implementar 3 iniciativas dentro del marco del KM. A saber:
Creación de una base de conocimientos compartida: desarrollo de una plataforma en línea donde los consultores pueden almacenar y compartir sus experiencias en proyectos, mejores prácticas, códigos de software, soluciones a problemas comunes, etc. Esto permite a los nuevos empleados integrarse más rápidamente, aprovechar el conocimiento acumulado y evitar la duplicación de esfuerzos.
Comunidades de práctica: creación de grupos en torno a tecnologías específicas (por ejemplo, inteligencia artificial, cloud computing) donde los consultores pueden colaborar, compartir ideas y mantenerse actualizados sobre las últimas tendencias.
Mentoría: creación de un programa de mentoría que conecta a consultores experimentados con aquellos que están iniciando su carrera. Esto permite transferir conocimiento tácito y desarrollar habilidades de liderazgo.
EJEMPLO 2:
Un hospital
Como todo hospital, un eficiente proceso de KM puede tener un impacto en su reputación y por supuesto en sus pacientes, por lo que, en este caso, pongo como ejemplo 3 iniciativas sobre la gestión del conocimiento que pudieran ser útiles:
Base de datos de mejores prácticas clínicas: creación de una base de datos centralizada donde los médicos pueden acceder a protocolos de tratamiento, guías clínicas y resultados de investigaciones. Esto garantiza que los pacientes reciban la mejor atención posible y se eviten errores médicos.
Sistemas de gestión de casos: implementación de sistemas para documentar y analizar casos clínicos complejos. Esto permite identificar patrones, mejorar los procesos y desarrollar nuevas estrategias de tratamiento.
Redes sociales internas: para facilitar la comunicación entre los profesionales de la salud, compartir conocimientos y resolver dudas.
EJEMPLO 3:
Una empresa manufacturera
Si hablamos de una empresa manufacturera donde hay proceso de producción a gran escala, se podrían imaginar dos acciones dentro del KM, por ejemplo:
Manuales de procedimientos estandarizados: desarrollo de manuales detallados que describen los procesos de producción, mantenimiento y control de calidad. Esto garantiza la consistencia en la calidad de los productos y facilita la capacitación de nuevos empleados.
Sistemas de gestión de la información de productos: creación de sistemas para gestionar la información técnica de los productos, como dibujos técnicos, listas de materiales y especificaciones. Esto agiliza el desarrollo de nuevos productos y facilita la resolución de problemas.
El impacto de la gestión del conocimiento en las organizaciones es cada vez más evidente. Según estudios recientes, el mercado global de gestión del conocimiento está experimentando un crecimiento exponencial, lo que demuestra la creciente importancia de esta disciplina en el mundo empresarial. Por lo anterior, el Knowledge Management es, sin duda, una inversión estratégica que permite a las organizaciones aprovechar al máximo su capital intelectual y alcanzar un mayor éxito a largo plazo.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Qué es la Gestión del Conocimiento (KM) en una empresa?
Es el proceso estratégico de identificar, crear, compartir y aplicar conocimiento (estrategias, mejores prácticas, habilidades y lecciones aprendidas) para mejorar decisiones, eficiencia e innovación. Convierte conocimiento tácito en explícito y lo pone al servicio de personas, equipos y negocio.
¿Qué beneficios concretos aporta el KM?
Mejora la toma de decisiones, prepara para crisis, evita duplicidades y acelera respuestas a clientes; eleva satisfacción, impulsa ideas e innovación, retiene talento, elimina silos, alinea a los equipos y aumenta productividad al facilitar acceso rápido a información precisa y mejores prácticas.
¿Qué “facilitadores” hacen posible implantar KM con éxito?
Cultura colaborativa, estructura organizativa adecuada (equilibrio descentralización–formalización), apoyo visible de la dirección, figura de “Champion”, estrategia clara alineada al negocio, evaluación/reconocimiento del KM en los roles, formación continua y tecnología que habilite capturar, difundir y proteger el conocimiento.
¿Cuáles son las etapas del proceso de KM?
Ocho fases: 1) evaluación inicial; 2) definición de objetivos y champions; 3) estrategia; 4) selección de herramientas; 5) creación de estructura (categorías, accesibilidad, actualización); 6) implementación y capacitación; 7) integración en operaciones; 8) administración y mejora continua con revisión y métricas.
¿Qué herramientas o prácticas son recomendables para empezar?
Plataformas de base de conocimiento, taxonomías claras, comunidades de práctica, mentoría, sistemas de gestión de casos, manuales estandarizados y repositorios de información de producto. Todo apoyado por formación, métricas de uso y reconocimiento al intercambio de conocimiento.
¿Cómo se ve el KM en la práctica (ejemplos reales)?
En consultoría: repositorio compartido, comunidades por tecnología y mentoría. En un hospital: base de mejores prácticas clínicas, gestión de casos y red interna. En manufactura: manuales operativos y sistemas para datos técnicos (BOM, planos) que agilizan calidad y desarrollo.
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