En Transdoc la plataforma avisa al equipo cuando el mismo candidato aplica a varias vacantes de la empresa y guarda las notas del equipo entre procesos.
Transdoc es una bolsa de empleo en Guatemala que opera sobre una plataforma con sistema estructurado de reclutamiento (proceso). Empresa y candidato construyen decisiones informadas dentro del mismo proceso, cada uno desde su propio criterio. La tecnología organiza la información; la decisión permanece en manos humanas responsables.
En una empresa con varios procesos de reclutamiento abiertos al mismo tiempo, un mismo candidato puede aplicar a más de una vacante o volver a aplicar tiempo después. Los reclutadores del equipo no siempre alcanzan a decidir entre ellos ni a recordar cada aplicación registrada. La plataforma Transdoc avisa al equipo cuando ocurre esta coincidencia, para que los reclutadores decidan juntos cómo continuar sin duplicar esfuerzos ni pedirle al candidato que repita pasos.
En Transdoc las notas de reclutadores y candidatos son post-its digitales que apoyan sus decisiones
En Transdoc la función notas trabaja como los post-its que reclutadores y candidatos pegan hoy en papel durante un proceso de reclutamiento. El reclutador recibe varios candidatos para cada vacante y los compara. El candidato aplica a varias vacantes y las compara. Las notas guardan lo que cada parte quiere recordar durante el proceso para llegar a la decisión final de contratar o aceptar un trabajo, sin dejar todo a la memoria.
Las dos partes toman notas privadas dentro de la plataforma. El reclutador toma notas sobre los candidatos que le interesan como apoyo para la decisión de contratar. El candidato toma notas sobre los procesos que le atraen como apoyo para la decisión de aceptar el trabajo. Las notas de cada parte son privadas y le sirven a quien las escribió. No son evaluación compartida por default ni reputación pública del candidato o del reclutador. El reclutador no ve las notas del candidato sobre el proceso. El candidato no ve las notas del reclutador sobre él. Las notas del equipo de reclutamiento de una empresa cliente son propias de esa empresa y se quedan dentro de esa empresa. Cada empresa construye su propia base según el criterio y las políticas de contratación que la empresa aplica, aunque el sistema técnico de la plataforma sea el mismo para todas las empresas cliente.
En Transdoc los candidatos entran a cada proceso sin marcas del sistema sobre ellos. Ninguna calificación automática los sigue entre procesos. Ninguna reputación construida por el sistema los precede en una empresa nueva. Cada proceso arranca con el candidato completo y con el reclutador leyendo su perfil actualizado.
Cuando el candidato aplica a un nuevo proceso en una empresa donde el reclutador ya lo evaluó antes, el reclutador ve directamente sus propias notas de aquel momento. Si otro reclutador del equipo dejó notas sobre el candidato en un proceso anterior, la plataforma muestra un aviso dentro del perfil con el nombre del otro reclutador y la opción de solicitar acceso. El reclutador nuevo solicita el acceso por mensaje dentro de la plataforma, y el reclutador que escribió las notas decide qué corresponde compartir para el nuevo proceso, como por ejemplo que el candidato ya pasó pruebas de evaluación para no repetirlas.
Ahí aparece el valor concreto de las notas del equipo. Si el candidato ya pasó las pruebas de evaluación de la empresa en un proceso anterior, el reclutador que lo evaluó registró en sus notas los resultados. En un proceso nuevo con ese candidato, el reclutador nuevo tiene esa información y no le pide al candidato repetir las pruebas. Las pruebas de evaluación son trámite caro y largo para la empresa, y toman tiempo del candidato. Las notas evitan repetirlas.
El candidato tiene un perfil dinámico dentro de la plataforma que compone su tarjeta de presentación: CV tecleado que él edita cuando lo considere necesario, video CV opcional si decide enriquecer su presentación, y respuestas a las Preguntas Espejo específicas de cada proceso al que aplica. El CV tecleado tiene vigencia de cinco meses y el sistema le recuerda al candidato actualizarlo antes de que venza. Cuando el candidato edita su perfil, la información actualizada se refleja de inmediato en cada empresa donde ya participó en un proceso. Nadie queda congelado en la fotografía del momento en que aplicó por primera vez.
Las decisiones finales del proceso, la bitácora del proceso y el motivo de declinación quedan dentro del proceso específico. Esa información no pasa a la base de candidatos reutilizable de la empresa. Es diseño protector del candidato y del reclutador. La base de candidatos que la empresa construye con el tiempo se construye con las notas voluntarias del equipo, no con historial de procesos anteriores. Cada proceso arranca de cero. Es la decisión sobre reclutamiento tomada con información acumulada que el propio equipo construyó.
Cuando cambia una persona del equipo de reclutamiento, servicio al cliente de Transdoc habilita al nuevo usuario dentro de la cuenta empresa. Las notas que registraron los reclutadores anteriores permanecen para que el equipo mantenga la continuidad del trabajo con los candidatos que ya conoció, sin depender de la memoria de quien se retiró.
En Transdoc candidato y reclutador cierran los procesos con decisión activa
La plataforma solo cierra procesos por su cuenta cuando pasan 30 días sin actividad; todas las demás formas de cerrar son decisiones personales. El sistema respeta la decisión activa del candidato y del reclutador en cada momento del proceso, y solo interviene con cierre automático cuando el proceso queda sin movimiento para proteger al candidato.
El candidato tiene dos formas de cerrar sus procesos cuando encuentra trabajo. Si recibe la notificación de que fue contratado dentro de un proceso de la plataforma, al aceptar el trabajo la plataforma cierra automáticamente todos los otros procesos donde estaba activo y notifica a cada reclutador. Si encuentra trabajo por fuera de la plataforma o decide dejar de participar en procesos por otra razón, entra a su cuenta y con el botón CERRAR PROCESOS cierra todos con una sola acción, que también envía notificación a los reclutadores de cada proceso afectado. Los dos mecanismos son decisión del candidato, no automatismo del sistema.
El reclutador puede declinar individualmente a un candidato, o cerrar el proceso completo cuando la vacante ya fue llenada o cuando la empresa decide no continuar buscando. Al cerrar el proceso completo, la plataforma notifica a todos los candidatos que participaban que el proceso fue cerrado. La declinación individual queda enmarcada en el proceso específico, no queda como calificación del candidato porque cada proceso arranca de cero.
La plataforma solo cierra un proceso por su cuenta cuando pasan 30 días sin actividad registrada. Antes del cierre, a los 15 días sin actividad, la plataforma envía una alerta al reclutador para que retome el proceso o lo cierre con decisión activa. Si el reclutador no actúa después de la alerta, a los 30 días la plataforma cierra el proceso y envía al candidato un mensaje de cortesía informándole que el proceso ya no está activo. Ningún candidato queda esperando indefinidamente por respuesta. Es la única acción de cierre que la plataforma toma sin decisión de una persona.
Mientras un proceso está activo, la plataforma Transdoc funciona como puente de comunicación directa entre el candidato y el reclutador dentro del proceso estructurado con trazabilidad. Los mensajes entre las dos partes quedan registrados dentro de la plataforma con historia visible del intercambio, para que la comunicación no se pierda en canales externos ni en memoria personal.
En Transdoc la plataforma avisa al equipo cuando el mismo candidato aplica a más de una vacante de la empresa
En Transdoc los reclutadores del equipo de una empresa trabajan juntos con lo que la plataforma les hace visible. Cuando el mismo candidato aplica a más de una vacante de la empresa, la plataforma avisa a los reclutadores de cada proceso. Ahí termina su intervención. No elige cuál proceso continuar. No prioriza una vacante sobre otra. Los reclutadores deciden entre ellos cómo seguir.
Al abrir el perfil del candidato, cada reclutador ve que la persona está activa en otro proceso de la empresa con el nombre del otro reclutador visible. Los reclutadores conversan y deciden qué proceso continuar, para que el candidato no repita pasos y para que el equipo no trabaje dos veces sobre la misma persona en paralelo.
Cuando varias aplicaciones del mismo candidato las trabaja un solo reclutador que lleva varios procesos, el aviso aparece igual dentro del perfil. Nadie recuerda cada aplicación que registró, y el aviso evita que el reclutador procese por separado a alguien que ya está en otro proceso suyo.
Cuando el candidato intenta aplicar por segunda vez a la misma vacante, la plataforma le recuerda que ya aplicó. El candidato no gasta tiempo intentando de nuevo.
El candidato también decide en qué proceso continúa participando y puede retirarse de cualquiera en cualquier momento. Cada parte decide desde su propio criterio. La plataforma solo hace visible la coincidencia para que la decisión de las dos partes se tome con información completa desde el primer contacto. Es el principio de responsabilidad compartida del sistema: la plataforma organiza información, las personas deciden.
En Transdoc las decisiones sobre cada candidato son personales, tomadas por reclutadores y candidatos con la información que la plataforma les hace visible en el momento en que la necesitan. Aplicar es decisión del candidato. Llevar el proceso es decisión del reclutador. Contratar es decisión de las personas que conforman el equipo de la empresa. Aceptar el trabajo es decisión del candidato.
La plataforma organiza. Las personas deciden. Con velocidad, porque el equipo no arranca cada proceso desde la memoria de nadie. Con criterio humano, porque las decisiones sobre los candidatos siguen siendo de las personas del equipo.
La empresa cliente que trabaja con Transdoc construye una base de candidatos con las notas de su propio equipo, viva por la actualización del candidato, con procesos más cortos cuando el candidato vuelve a aplicar y con control activo de las dos partes sobre su participación.
Reclutar es calor humano en su máxima expresión.
La tecnología organiza. El criterio humano decide.
Reclutar es una responsabilidad que implica criterio humano con dignidad.
En Transdoc la confidencialidad nunca es negociable.
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Explorar trabajos disponibles
En la bolsa de empleo Transdoc las empresas publican vacantes reales de oportunidades laborales en distintos sectores. En cada vacante activa el candidato encuentra descripción del puesto, información de la empresa cuando no es confidencial, y las Preguntas Espejo que reflejan la realidad del trabajo.
Explorar empresas con procesos activos
En la plataforma de reclutamiento Transdoc las empresas con procesos de contratación activos publican con transparencia sobre la información del puesto. El candidato conoce las empresas que actualmente contratan, identifica dónde puede integrarse y accede desde ahí a los procesos abiertos que le interesan.
Explorar empresas con procesos activos
