Paulina Arís

Hoy día los procesos de reclutamiento y selección pueden ser engorrosos.  El internet nos abrió el mundo, es una excelente herramienta pero puede ser amenaza para reclutadores y candidatos por igual.  La cantidad de hojas de vida que recibe un reclutador por cada plaza es tal que humanamente es imposible revisar todos los currículos recibidos.  Con esta herramienta lo facilitamos y estamos eliminando el factor suerte para que una persona consiga trabajo y que la persona contratada sea buen elemento. 

Hoy, hay dos opciones para reclutar, una que los reclutadores inviertan su valioso tiempo todo el día revisando hojas de vida o llamando a candidatos para ver si son aptos para sus procesos.  La otra opción son los programas que nos ayudan a filtrar pero que no respetan el criterio de los reclutadores ni a los candidatos.  Muchos podemos terminar sumamente frustrados con estos sistemas.

Con el resultado de años de estar investigando los problemas de reclutadores y candidatos,  diseñamos esta plataforma que le facilita el trabajo al reclutador y dignifica al candidato.  El reclutador es el rey/reina acá se respeta su criterio y es lo único que debe recordarse.  El candidato es quien clasifica y ordena la base para cada plaza.  Este sistema no es un programa que trabaja para reclutadores, es una herramienta para facilitar los procesos.  El sistema no rechaza, los únicos que pueden declinar a los candidatos son los reclutadores.  Los candidatos pueden abandonar los procesos también.

El correo electrónico que es donde recibimos los currícula fue diseñado para recibir mensajes, ingresarlos a carpetas y responderlos.  Esta plataforma sustituye los correos electrónicos para los procesos de reclutamiento y selección y le ofrece muchas más funciones, como por ejemplo calificar al candidato.

Tome en cuenta que usted tiene contratada la base de candidatos Transdoc totalmente fresca, cada hoja de vida tiene una vida máxima de 5 meses..  Los candidatos son quienes buscan las plazas y son ellos quienes mantienen actualizada su hoja de vida.  Un currículum queda publicado en el sistema un máximo de 5 meses, 15 días antes de vencer este período el candidato recibe una notificación en su correo electrónico indicándole que su currículum ya no estará publicado, si le interesa seguir activo en el sistema puede actualizarlo y publicarlo de nuevo.  La base se renueva a diario.

El reclutador puede guardar las hojas de vida que le llegan presionando un botón.  Su base de currículos la encuentra en Mis Candidatos, desde donde puede invitar a procesos a los candidatos que usted guste.  Si el candidato selecciona que es sólo él quien debe decidir a qué procesos incorporarse, el sistema se lo indica.  Al invitar al candidato es él quien acepta o no su invitación.  Su base de datos siempre estará actualizada con la última información que el candidato haya ingresado.

Un reclutador sin base de datos se siente que está desnudo, una base de datos que no se renueva todos los días es una falsa seguridad.  ¿Quién mejor para depurar una base de datos que los candidatos que buscan trabajo?  Esto es Transdoc y su plataforma.

Los candidatos están seguros, al ingresar su información pueden seleccionar que todos los reclutadores vean su currículum (los encuentra en currículos),  que sólo los reclutadores de las plazas que ellos seleccionan puedan ver su currículum o que nadie lo pueda ver. 

Esto es lo que les estamos indicando varias veces al día, es decisión del candidato qué le muestra:

Actualice su curriculum. La información que usted ingrese al sistema es su carta de presentación, la primera impresión que se lleva el reclutador y la base para tomar la decisión de incluirle en un proceso. Al simplificarle el trabajo al reclutador tenemos más oportunidad de encontrar trabajo. Cualquier duda puede escribir a contactenos@transdoc.com

Estos son los pasos básicos de esta plataforma:

1) Publicar plazas

Al publicar sus plazas, el reclutador inicia su filtro.  El título de la plaza es importante.  Puede filtrar sus candidatos por departamento, por zona, por área, por idioma.  El reclutador manda.  Para una plaza en varios departamentos, por ejemplo, el título de la plaza debe ser Vendedor para Chimaltenango.  Al publicarla, selecciona en departamentos Chimaltenango e Interior de la República, los candidatos que deben ingresar a esa plaza son sólo para ese departamento.  Hay que crear una nueva para cada área o zona.

Al recibir los candidatos para su plaza, el candidato ya los ordenó pues es él quien aplica a la plaza que le interesa.

Preguntas, su primera entrevista.  Es importante ingresar preguntas específicas para cada plaza.  Esta es la primer entrevista que se le hace a los candidatos y es un disuasivo para aquellos que no cumplen con los requisitos del puesto.  La retroalimentación que hemos tenido es que son mucho menos los candidatos que aplican a los procesos con preguntas, pero la mayoría sí cumplen con los requisitos del puesto.  Los candidatos ingresan al proceso, ordenados y entrevistados.

Las preguntas que ingrese son clave para contar con buenos elementos de juicio para tomar decisión sobre los candidatos. 

Trate de no ingresar preguntas que el candidato responda sí o no.  Es preferible que deba escribir largo y tendido, usted conocerá más del candidato y podrá evaluar su ortografía y redacción.

Ejemplos:
¿Es usted bilingüe?  o Habla inglés.  Un sí o un no, no es suficiente para usted lograr evaluar y comparar con los otros candidatos.  Puede sustituir estas preguntas por una en inglés como Tell us something about your goals in life o Tell us something you want us to know that is not in your resume.  Con una pregunta abierta, usted puede evaluar si el candidato sabe el idioma, su ortografía y su redacción.

Algunas plazas necesitan conocimientos específicos.  Usted puede requerir del candidato que le describa esos conocimientos o le puede solicitar que le explique los pasos a seguir o los procesos.  Puede ingresar la pregunta, Describa el proceso xxxxxx  y cómo lo ha implementado.  De nuevo, con estas respuestas usted cuenta con suficientes elementos de juicio para calificar al candidato y compararlo con los otros aplicantes.

Sugerimos que siempre ingrese la pregunta, Cuál es su pretensión salarial.  Algunos candidatos aplican a las plazas aunque en su cv ingresan que su pretensión es mayor.  El único que puede decidir si el salario es negociable es el reclutador y es información importante para tomarlo en cuenta o no.

Hay plazas en las que es indispensable ver la foto del candidato.  Sugerimos que ingresen una pregunta como Para tomar decisión de aceptarle en este proceso, es importante que usted haya actualizado toda la información de su currículum y que incluya fotografía.  Ya lo hizo?  Creo que es una forma elegante de solicitarle su foto.  Esto es importante ya que Transdoc todo el tiempo está recordando a los candidatos que Actualicen su currículum.

Como ve, es importante redactar las preguntas con la finalidad de recibir más información del candidato.  Estas y la hoja de vida que ingresan son suficientes elementos de juicio para usted para saber si el candidato es seleccionado o no para participar en el proceso.

2) Recibir las aplicaciones ordenadas por plaza

Al ingresar a Mis Procesos, el reclutador encuentra sus plaza, imagínese que cada plaza es un buzón y al abrirla, le despliega los candidatos que le aplicaron a este proceso.

Al recibir las aplicaciones a los procesos, el reclutador ya tiene candidatos ordenados con la primera entrevista respondida.  El reclutador abre un candidato, revisa el cv que ingresaron, las respuestas y procede a declinar o a aceptar y calificar al candidato.  Al abrir a un candidato, el sistema le notifica si este candidato se encuentra en otros procesos de su empresa.  Esta información es importante pues desde el inicio, usted o junto con el o los reclutadores de su empresa a quienes también les aplicó, pueden tomar la decisión de cuál es el proceso donde mejor estaría el candidato.  Lo declina si no es éste el mejor proceso para él o lo acepta y lo declina del otro proceso.

Si el candidato le gusta pero no para ese proceso, puede guardar al candidato para futura referencia utilizando el botón Guardar candidato.  Lo encuentra en Currículos, Mis Candidatos.  Como no le funciona para este proceso, lo declina. 

Al Guardar a un candidato, si el candidato seleccionó que el cv puede aparecer sólo a los reclutadores de los procesos a los que aplicó, cuando usted revise a este candidato en Mis Candidatos, le saldrá una notificación informándole esto.  Usted puede invitar al candidato y el candidato será quien aplique a la plaza si está interesado.

El candidato recibe notificaciones cada vez que se le acepte o se le decline.

Notificaciones que recibe el candidato al ser declinado:
No respondió las preguntas:  Gracias por aplicar a la plaza, usted no fue seleccionado porque no respondió las preguntas.
No cumple con los requisitos:  Grcias por aplicar a la plaza, usted no fue seleccionado porque no cumple con los requisitos del puesto.
No mandó su currículum:  Gracias por aplicar a la plaza, fue eliminado del proceso porque no envió su currículum.
El candidato tiene malas referencias:  Gracias por aplicar a la plaza, usted fue eliminado del proceso.
No llegó a la cita: Gracias por aplicar a la plaza, usted fue eliminado del proceso por no haberse presentado a la cita.
Otro motivo:  Gracias por aplicar a la plaza, usted fue eliminado del proceso.

Si usted acepta al candidato, el candidato recibe:  Gracias por aplicar a la plaza, usted fue seleccionado para seguir en este proceso.

Es importante que decline o acepte y califique a los candidatos.  El sistema está diseñado para que los reclutadores lleven el proceso completo con todos los candidatos de la terna, que normalmente son 3, pero sugiero que se queden con no más de 6, es el reclutador quien decide cuántas personas lleva para cada terna.  Le facilita a usted y le evitamos ansiedades a los candidatos.  Creo que con el tiempo, se convencerán que no deben aplicar a las plazas que no cumplen los requisitos.

3) Organizar y calificar a los candidatos

Al ir revisando cada candidato, se abre un candidato, se revisa la información que nos dio y lo calificamos.  Esta información no la ve nunca el candidato, es su herramienta para ir seleccionando al mejor para el puesto.  Una vez calificado, se acepta al candidato y regresamos al listado de candidatos.  El candidatos que terminamos de trabajar se va al final del listado y usted está en el próximo que le toca.

Así fácilmente va revisando uno por uno, declinando o calificando y aceptando.  Al finalizar con todo el listado, usted debe quedarse con todos los candidatos calificados.  Al ingresar al listado de candidatos, puede ordenarlos por la calificación que usted les dio, en ascendente o descendente, declina a los candidatos de menor puntuación y queda con los candidatos para su terna.

La calificación puede cambiarla en cualquier paso del proceso.  Un candidato que la primera impresión obtuvo una calificación de 8, puede cambiarla luego a un 5 si no le fue bien en las pruebas o cualquier cambio que usted considere conveniente.

4) Despublicar su plaza al llenar la terna

Una vez tenga llena su terna y no le interese seguir recibiendo candidatos, despublique la plaza.  Ingrese a Mis Trabajos, marca en Sistema No hacer público el trabajo y guarde.  La plaza ya no se muestra en el portal público y usted puede seguir con el proceso en Mis Procesos.

5) Citar candidatos

Al aceptar candidatos, el sistema se abre a todas las opciones que tiene para llevar el proceso completo.  Citar es creo la primer opción que usaremos.  Al ingresar a Mis procesos, usted puede filtrar a los candidatos, el sistema le va a mostrar lo que usted seleccione.  Si filtra por en línea, el sistema le indica las personas que en ese momento están conectados a su cuenta.  Puede citar a esas personas primero para las citas más cercanas y luego a los demás les envía la cita,  puede solicitarles que se presenten con currículum impreso a tal dirección. 

Usted sigue con sus tareas diarias, entrevistando, hablando por teléfono, revisando candidatos y cuando sienta, encontrará las confirmaciones de su cita.  Los primeros que le respondan son las personas proactivas.  Estas personas estarán pendientes de sus notificaciones y actuarán activamente con usted.  Lo peor que le puede suceder es que mañana tenga las respuestas.  Los candidatos, al igual que usted, reciben todos los días a las 6 am un correo notificándoles que tienen notificaciones de reclutadores.

Creo que si no estamos detrás de los candidatos para que se presenten a las citas, la cantidad de personas que nos confirman y nos dejan plantados bajará.

6) Llevar el proceso completo

Usted puede llevar el proceso completo con cada candidato de la terna, puede cambiar la calificación y llevar el control presionando los botones correspondientes para que nunca se le olvide un paso.  El orden lo pone el reclutador, en el Historial que es su bitácora, lleva paso a paso cada acción suya y notificación del candidato.

Puede tomar nota del candidato, usando la herramienta Notas.  Esto es personal y el candidato no las recibe.  Si le interesa comunicarse con el candidato, haciendo una pregunta o lo que quiera, utilice la función Mensaje.  El candidato lo recibe y le queda al igual que usted, en su Historial.

Los botones, Resultados de la entrevista, Resultados de la pruebas y Referencias le apoyan para recordarse que pasó este paso.  Puede tomar nota de cada una de estas acciones en Notas.  Le recuerdo cambiar la calificación del candidato cada vez que lo amerite, al hacer esto, al final usted queda con el mejor de todos sus candidatos.

7) Contratar al candidato

Un problema común es que contratamos a una persona para una plaza, se presenta un par de semanas y luego desaparece.  Tratamos de minimizar esta situación con el botón Contratar.  Al enviarle a una persona que se le contrata, el candidato tiene la opción de aceptar o declinar la contratación.  Al aceptar el trabajo, el sistema automáticamente envía una notificación a todos los reclutadores de todos los procesos donde se encuentra el candidato, los saca de todos los procesos y borra el cv de la base.  La notificación que reciben los reclutadores es, Gracias por tomarme en cuenta, ya fui contratado en otra posición.

8) Cerrar el proceso

Una vez contratada una o varias personas, puede cerrar la plaza.  Esto lo hace en Mis Procesos. Ingresa a la plaza y arriba a la izquierda encuentra varios botones.  Presione cerrar plaza.  Al cerrarla, el sistema notifica a todos los candidatos que tiene pendientes que la plaza fue cerrada.  Se desaparece su proceso de Mis Procesos y queda nada más en Mis Trabajos en caso necesite publicarla de nuevo en algún momento.

Notificaciones y sus colores:
Verde: Citas pendientes
Fucsia: Nuevos candidatos aplicando, usted nunca los ha visto
Amarillo: Notificaciones de candidatos que usted ya vio
Celeste: Candidatos que usted ya revisó, debería haber accionado y no lo hizo, los tiene pendientes

Como ve, esta herramienta está diseñada para facilitarles el trabajo a los reclutadores y dignificar al candidato.  Es su herramienta, está en sus manos darle vida.

Para detalle de éstas y más funciones, puede ingresar al instructivo que lo encuentra en el menú en Ayuda, le abre otra ventana para que no pierda lo que está haciendo.
 

https://transdoc.com/trabajos/ayuda

 
Sus comentarios son más que bienvenidos.  Estamos para servirles.

Gracias!

Si le interesa revisar el instructivo que enviamos a los candidatos:

Aplicar y seguir el proceso en la plataforma Transdoc